Sala de reunião: entenda o que considerar ao montar a sua

Por F-way

 

Fazer reuniões rápidas tem se tornado uma realidade cada vez mais constante nas organizações. Por isso, as salas de reunião precisam ser modernas e dinâmicas para atender às necessidades do dia a dia, proporcionando a devida produtividade e auxiliando na obtenção dos resultados desejados.

Escolher as medidas de salas de reunião, assim como escolher quais móveis serão usados, sua decoração e demais recursos, são passos fundamentais para que isso ocorra. É importante aproveitar ao máximo o espaço interno da empresa, sem comprometer a funcionalidade ou o bem-estar dos colaboradores.

Seja para alinhamento, encontro com clientes, apresentação de resultados, brainstorms, projetos ou treinamentos, a sala de reunião é um importante ambiente dentro da empresa. Assim, deve ser estrategicamente pensada para ter o máximo de funcionalidade e dar ênfase à colaboração e a humanização dos espaços.

Acompanhe este texto e saiba como montar uma sala de reunião funcional e compreenda quais são os principais benefícios dessa ação!

Qual a importância de investir em uma sala de reunião adequada?

Um bom espaço para reuniões permite que a empresa mostre a clientes, parceiros e colaboradores quais são os valores da organização. Um conceito que ganha força é o de huddle room, pequenas salas de reunião com recursos necessários para uma conversa rápida e produtiva, equipadas com tecnologia para transmissão e exibição, tornando as reuniões a distância mais eficientes. Isso ajuda a reforçar a imagem de uma organização ágil, eficaz e moderna.

Uma das vantagens do huddle room é poder criar o ambiente de acordo com o negócio da empresa, considerando os assuntos que serão discutidos na sala. Contudo, alguns tipos de atividades exigem uma sala mais reservada, para tratar de assuntos sigilosos ou mais focados. Então, no momento do projeto, é importante analisar qual a finalidade das salas para projetá-las adequadamente.

Qualidade das reuniões

O sucesso das reuniões depende de muitos fatores, mas o principal deles é o conforto e a eficiência dos ambientes. Nenhum cliente ou colaborador será capaz de se concentrar se estiver desconfortável, em uma sala muito quente e pouco ventilada. Tais problemas podem gerar desatenção e, até mesmo, influenciar negativamente as decisões tomadas. Por isso, fatores como iluminação, climatização, funcionalidade e mobiliário adequado devem ser observados e planejados corretamente.

O que você pensaria de uma empresa que apresenta espaços inadequados, descuidados ou com mobiliário desconexo? Provavelmente, que ela não recebe investimentos, que seus proprietários não são comprometidos e que a gestão deve ser ineficiente. Você gostaria de se envolver com um negócio com esse perfil? Certamente, não.

Por isso, o ambiente deve ser acolhedor, estimulante e confortável, com sofás e cadeiras focados na ergonomia e no bem-estar. Isso tende a deixar o clima da reunião mais leve. Até mesmo no momento de assinar o contrato, a probabilidade de o cliente fechar negócio e ser mais flexível nesse tipo de ambiente é maior que em uma sala tradicional.

Para isso, várias medidas práticas podem ser tomadas, como:

• iluminação adequada — luz difusa distribuída uniformemente pelo ambiente, natural ou artificial;
• ventilação natural e artificial adequada, a fim de manter ambientes confortáveis e que promovam bem-estar;
• implementação do design biofílico e espaços verdes;
• mobiliário ergonômico.

Como equipar sua sala de reuniões?

Além do foco estético, as salas de reunião devem ser funcionais. Para tanto, planeje o mobiliário de acordo com as atividades que ocorrerão ali. Em geral, você deverá sempre se preocupar com os seguintes itens.

Mesas

As mesas devem apresentar altura adequada, seguindo as regras de ergonomia para o desenvolvimento do trabalho com mais qualidade. Além disso, devem acomodar pessoas sentadas lado a lado de forma confortável — sem ficarem muito distantes ou próximas demais, como também oferecer apoio para papéis, tablets, notebooks e outros itens.

Cadeiras

Assim como as mesas, as cadeiras também devem ser escolhidas com foco no conforto do usuário. Também, é importante que apresentem uma boa disposição, tanto para reuniões rápidas como para as mais longas.

O mobiliário adequado deve seguir as regras de ergonomia estabelecidas pela NR17 e deve ter:

• apoio para os braços, a fim de permitir o alívio da tensão nos ombros e no pescoço;
• encosto para a cabeça;
• estofado com uma espuma espessa, de boa densidade;
• possibilidade de ajuste conforme a altura do usuário.

Outro aspecto importante a considerar é a adaptação ao tipo de uso. Em caso de necessidade de maior movimentação e dinamismo, as cadeiras giratórias com rodízios são ótimas opções. Para atividades mais comuns, o modelo com base fixa pode ser usado.

Computadores, tablets, projetores e outros equipamentos eletrônicos

Reuniões de planejamento, resultados ou mesmo de alinhamento são feitas, muitas vezes, de forma expositiva, demonstrando os dados em gráficos e tabelas ou, também, em formato de videoconferência. Diante dessas situações, as salas de reunião devem conter televisão ou tela com projetor digital, com boa resolução e captação de som, para permitir o compartilhamento das informações de forma mais rápida e clara.

Entretanto, com a digitalização dos processos e o avanço tecnológico atual, independentemente do tipo de reunião, a tecnologia e a conectividade em uma sala de reunião se tornaram essenciais — seja favorecendo pesquisas rápidas, treinamentos, videoconferências, entre outras atividades.

Outros móveis e equipamentos

Por fim, é preciso considerar as necessidades específicas da sua empresa para as outras peças do mobiliário. As estantes podem armazenar documentos e objetos frequentemente usados. Já os sofás corporativos são interessantes para quando você quiser criar um ambiente de reunião mais descontraído e aconchegante.

Em alguns casos, é interessante contar com uma máquina de café e um frigobar, a fim de promover maior conforto aos colaboradores, visitantes e clientes — principalmente quando as reuniões e as atividades desempenhadas na sala de reuniões são mais extensas.

Opte por móveis e equipamentos de qualidade

Ao escolher o mobiliário, é imprescindível que tanto os móveis como os demais equipamentos sejam de qualidade. Assim, será possível transmitir a mensagem adequada ao cliente, obter um ambiente harmônico e ainda ter economia — por consequência da durabilidade.

Entretanto, a qualidade dos móveis não se resume apenas a durabilidade, aparência e acabamento — conforto e adequação às normas técnicas também estão diretamente relacionadas a esse aspecto. Sendo assim, ao escolher os móveis, é essencial considerar as normas e a ergonomia.

Quais fatores devem ser considerados?

Antes de escolher o mobiliário, é preciso observar alguns aspectos do ambiente onde serão feitas as reuniões. A seguir, vamos falar dos principais.

Tamanho

Tanto para os huddle rooms como para as salas tradicionais, antes de tudo, é preciso avaliar qual função será dada a cada espaço. Com base nisso, é possível considerar o tamanho ideal para adequar o mobiliário.

Outra dica importante é escolher móveis multifuncionais para compor esses ambientes. Dessa forma, fica mais fácil adaptá-los, caso seja necessário modificar o objetivo da sala em algum momento. Para não errar na escolha, busque por um bom fornecedor, que ofereça uma consultoria completa.

Acústica

Para as salas mais reservadas, onde são tratados assuntos confidenciais ou sejam efetuados trabalhos extremamente focados, o isolamento acústico precisa de atenção especial. Isso para evitar que o som da sala saia do ambiente. O contrário também deve ser evitado para não interferir internamente.

É importante que isso seja observado pelo arquiteto durante o projeto, para garantir que o andamento das reuniões ocorra sem interferências. Para as salas integradas aos demais ambientes, o revestimento do mobiliário pode ser uma opção e oferecer conforto acústico, reduzindo os ruídos no ambiente.

Climatização

A Norma Regulamentadora 17 (NR 17) estabelece que todo ambiente corporativo apresente uma temperatura entre 20º e 24ºC. Dentro dessa faixa, os colaboradores poderão trabalhar em um ambiente agradável. Essa medida é essencial para manter a concentração durante as reuniões, considerando que as reações do nosso corpo em relação às variações de temperatura são muito incômodas e desviam recursos da nossa cognição, a fim de restabelecer o conforto térmico.

Acomodação

Por fim, há a questão essencial da acomodação. Todos deverão estar confortáveis no espaço, ou seja, todos os equipamentos que compõem o ambiente devem apresentar ergonomia com foco no bem-estar e devem facilitar a movimentação das pessoas durante o encontro, considerando também a acessibilidade.

Desse modo, clientes e colaboradores ficarão mais confortáveis durante as reuniões e tomadas de decisão, além de ficarem impressionados com sua preocupação em oferecer espaços focados no bem-estar. Então, aproveite as dicas e elabore um projeto especial.

 

*Esse texto foi produzido pela equipe da F-WAY. A HomeOffice é representante da F-WAY em Minas Gerais. Acesse o post original em https://blog.fway.com/sala-de-reuniao-entenda-o-que-considerar-ao-montar-a-sua/